HelloSigns personvernerklæring

Publisert: 13. november 2020

Trer i kraft fra og med: 13. desember 2020

Introduksjon

Ditt personvern er viktig, så JN PROJECTS Inc., et Delaware-selskap d/b/a HelloSign ("HelloSign"), har opprettet følgende personvernerklæring for å fortelle deg hvilken informasjon vi samler inn når du besøker nettstedet vårt, hvorfor vi samler den inn og hvordan den brukes. Denne personvernerklæringen forklarer datainnsamling og bruk av HelloSign. Betegnelsene "du", "din" og "deres" og "kunde" viser til kunden/kjøperen som bruker nettstedet vårt. Betegnelsene "HelloSign", "vi", "oss" og "vårt" viser til HelloSign og dets datterselskaper og tilknyttede selskaper. Denne personvernerklæringen styres av våre Vilkår for bruk / Tjenestevilkår (samlet, "Vilkår"). Betegnelsene "sted", "nettsted", "programvare", "produkt" og "tjeneste" viser til nettsteder og tjenester levert av HelloSign. Denne personvernerklæringen gjelder ikke tredjeparts nettsteder og apper som du kan bruke, inkludert de som er koblet til i tjenestene våre. Du bør gå gjennom vilkårene og retningslinjene for tredjeparts nettsteder og apper før du klikker på koblinger.

HelloSign tilbyr elektroniske underskriftstjenester på forespørsel, som inkluderer muligheten til å laste opp, vise, levere, motta og bekrefte dokumenter for elektronisk underskrift. HelloSign tilbyr også HelloWorks-tjenesten, som gir en enkel måte å fullføre sammensatte arbeidsflyter på, gjennom dokumentautomatisering og integrerte elektroniske underskriftstjenester. Vi har også grensesnitt for programmering av programvare (API-er) som lar deg bygge sømløse innebygde automatiseringstjenester for elektroniske underskrifter eller arbeidsflyt/dokumenter på nettstedet ditt, i programvaren og i andre egenskaper. Til slutt tilbyr HelloSign også en elektronisk faksimiletjeneste, som inkluderer muligheten til å laste opp, vise, levere og motta fakser uten en tradisjonell faksmaskin, gjennom vår HelloFax-tjeneste.


1. Informasjon vi samler inn

Informasjon du gir oss. Når du registrerer deg for eller bruker HelloSign-tjenestene, samler vi inn personlig informasjon levert av deg. Når du for eksempel oppretter en HelloSign-konto, kan du gi oss ditt navn, ditt kontonavn, ditt alias, din ansettelsesrelaterte informasjon (i den grad du bruker en arbeidsgivers bedriftskonto), din e-postadresse og ditt passord, telefonnummeret ditt, adressen din og et elektronisk bilde av underskriften din ("kontoinformasjon").

Du kan gi oss personlig informasjon om andre personer når du bruker tjenesten vår, for eksempel når du sender eller mottar en forespørsel om underskrift/arbeidsflyttransaksjon, deler informasjon om slike transaksjoner eller ber andre skrive under elektronisk på dokumenter ("innholdet ditt"). Du kan også gi oss tilgang til kontaktene dine ("kontakter") for å gjøre det enkelt for deg å gjøre ting som å dele og samarbeide med andre, sende meldinger og invitere andre til å bruke tjenestene. Kontaktinformasjon kan inneholde personlig informasjon som et ekte navn, et alias eller en e-postadresse. Hvis du deler kontraktene dine med oss, lagrer vi kontaktene på serverne våre slik at du kan bruke dem.

Informasjon som vi samler inn automatisk. Vi samler inn informasjon om hvordan du bruker tjenestene, deriblant handlingene du foretar deg på kontoen din (som deling, redigering, visning, oppretting og underskrift av dokumenter) ("bruksinformasjon"). Vi bruker denne informasjonen til å levere, forbedre og promotere tjenestene våre og til å beskytte HelloSign-brukere. Vi samler også inn informasjon fra og om enhetene du bruker til å få tilgang til tjenestene. Dette omfatter ting som IP-adresser, unike personlige identifikatorer eller elektroniske identifikatorer, type nettleser og enhet du bruker, nettstedet du besøkte før du kom til nettstedene våre og identifikatorer som er knyttet til enhetene dine ("enhetsinformasjon". Enhetene dine (avhengig av innstillingene) kan også overføre stedsinformasjon til tjenestene. Vi bruker for eksempel enhetsinformasjon til å oppdage misbruk og identifisere og feilsøke programfeil.

Informasjon som vi samler inn fra tredjeparter. Vi kan dele og/eller samle tilleggsinformasjon om deg fra tredjepart, først og fremst for å hjelpe oss med å forstå hvordan vi kan vedlikeholde og forbedre tjenestene vi tilbyr for å betjene deg bedre. Vi samler inn informasjon som historikk eller tendenser for kjøp eller forbruk, inkludert produkter eller tjenester som er kjøpt, innhentet eller vurdert ("kommersiell informasjon"). For eksempel:

  • Analyser: Vi bruker tjenester som Google Analytics og Heap, som bruker informasjonskapsler og annen sporingsteknologi for å samle bruksdata, som lar oss forbedre våre produkter og tjenester.
  • Annonsering: Vi bruker visse Google-annonseringsfunksjoner, inkludert Google Analytics Demographics og Interest Reporting og Remarketing. Tredjepartsleverandører, inkludert Google, kan vise HelloSigns annonser på nettsteder over hele Internett. Du kan når som helst velge dette bort her (adssettings.google.com/). Vi og tredjepartsleverandører, inkludert Google, bruker førsteparts informasjonskapsler og tredjeparts informasjonskapsler sammen, for å informere, optimalisere og vise annonser basert på tidligere besøk noen har gjort på nettstedet vårt.
  • Vi samarbeider med tredjeparter for å administrere vår annonsering på andre nettsteder. Våre tredjeparts samarbeidspartnere kan bruke informasjonskapsler eller lignende teknologier for å gi deg annonsering basert på søkeaktivitet og interesser. Hvis du ønsker å velge bort interessebasert annonsering, klikker du på www.aboutads.info/choices [eller, hvis du befinner deg i EU, klikker du på www.youronlinechoices.eu]. Vær oppmerksom på at du kan fortsette å motta generiske annonser.
  • Mobil: Vi bruker mobilanalyseprogramvare slik at vi kan forstå funksjonaliteten til mobilprogramvaren vår på telefonen din bedre. Denne programvaren kan registrere informasjon som hvor ofte du bruker programvaren, hendelsene som oppstår i programvaren, samlet bruk, ytelsesdata og hvor programvaren ble lastet ned fra. Vi kobler ikke informasjonen vi lagrer i analyseprogramvaren til noen personlig informasjon du legger inn i programvaren.

Informasjon vi samler inn og behandler på vegne av deg. Bruken av informasjon samlet inn gjennom vår tjeneste skal begrenses til det formålet du har engasjert HelloSign for. Når du bruker tjenestene våre, behandler og lagrer vi som databehandler bestemt informasjon på dine vegne. Når for eksempel en kunde laster opp dokumenter for gjennomgang eller underskrift, fungerer vi som en databehandler og behandler informasjon på kundens vegne og i samsvar med kundens instruksjoner. I denne situasjonen er kunden datakontrollør og er ansvarlig for de fleste aspekter ved behandlingen av informasjonen. HelloSign erkjenner at du har rett til å få tilgang til din personlige informasjon. HelloSign har ingen direkte forhold til enkeltpersoner hvis personlige data den behandler. En person som søker tilgang, eller som søker å korrigere, endre eller slette data, bør rette spørsmålene sine til HelloSigns kunder (datakontrolløren). Hvis vi blir bedt om å fjerne data, vil vi svare innen rimelig tidsramme. Hvis du har spørsmål om eller bekymringer om hvordan informasjon behandles i disse tilfellene, inkludert hvordan du kan utøve dine rettigheter som registrert, anbefaler vi å kontakte den aktuelle kunden.

Informasjonskapsler og annen teknologi. Vi bruker teknologier som informasjonskapsler og sporingsbilder (mer informasjon tilgjengelig her: www.dropbox.com/terms/cookies) for å levere, forbedre, beskytte og promotere tjenestene våre. For eksempel hjelper informasjonskapsler oss med ting som å huske brukernavnet ditt for det neste besøket, få innsikt i hvordan du samhandler med tjenestene våre, og vi kan forbedre tjenestene basert på denne informasjonen. Vi kan også bruke tredjeparts tjenesteleverandører som legger inn informasjonskapsler og lignende teknologier for å promotere HelloSign-tjenester.

HelloSign og dets partnere bruker informasjonskapsler eller lignende teknologier for å analysere trender, administrere nettstedet, spore brukernes bevegelser rundt på nettstedet og for å samle demografisk informasjon om brukerbasen vår. Du kan kontrollere bruken av informasjonskapsler på det individuelle nettlesernivået, men hvis du velger å deaktivere informasjonskapsler, kan det begrense bruken av visse egenskaper eller funksjoner på nettstedet eller tjenestene våre. For å administrere Flash-informasjonskapsler, klikk her (www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html).

Vi anerkjenner ikke eller svarer ikke på signaler aktivert fra nettleseren om ikke å spore.

2. Hvordan vi bruker informasjonen din

Vi kan bruke informasjonen vi samler inn gjennom våre produkter av flere årsaker, blant annet til å:

  • gi, forbedre, beskytte og promotere tjenestene våre;
  • angi konto(er);
  • sende deg oppføringer over din bruk av tjenesten, inkludert for kjøp eller andre hendelser;
  • forstå hvordan du bruker våre produkter og tilpasse opplevelsen din;
  • sende deg markedsføringskommunikasjon (i samsvar med dine abonnementsinnstillinger);
  • registrere detaljer om dine elektroniske forespørsler om underskrift, arbeidsflyter og andre transaksjoner (for eksempel når de ble åpnet, skrevet under og når/hvor dette skjedde);
  • gi kundestøtte;
  • svare på dine henvendelser og forespørsler;
  • løse utfordringer og problemer med våre produkter og tjenester;
  • forhindre misbruk av produktene og tjenestene vi tilbyr; og
  • utføre andre lovlige formål som vi vil varsle våre brukere og kunder om.

Vi kan også kombinere informasjonen vi samler inn (eller som ellers blir gitt til oss), gjennom aggregering og på andre måter, for å begrense identifisering av en bestemt person for å hjelpe med våre forretningsmessige mål (for eksempel forskning og markedsføring).

Vi gir brukere muligheten til å bruke noen av våre tjenester gratis. Disse gratis tjenestene er mulige fordi mange brukere oppgraderer til en av de betalte tjenestene våre. Hvis du registrerer deg for våre tjenester, vil vi fra tid til annen sende deg informasjon om oppgradering. Brukere som mottar dette markedsføringsmateriellet kan melde seg ut når som helst. Hvis du ikke vil motta en bestemt type markedsføringsmateriell fra oss, klikker du på koblingen "avbryt abonnement" i den relevante e-posten, eller kontakt oss ved å bruke kontaktinformasjonen nedenfor (hvis du bruker kontaktinformasjonen, vennligst oppgi ditt fullstendige navn, din e-postadresse, og all annen relevant informasjon som kan være nødvendig for å svare på forespørselen din). Vær oppmerksom på at å velge bort slik markedsføring ikke påvirker noen varsler om transaksjoner eller drift, som vi måtte trenge å sende deg.

Noen ganger kontakter vi personer som ikke har en HelloSign-konto. For mottakere i EU, vil vi eller en tredjepart innhente samtykke før du kontaktes. Hvis du mottar en e-post og ikke lenger ønsker å bli kontaktet av HelloSign, kan du avbryte abonnementet og fjerne deg fra kontaktlisten vår via selve meldingen.

Grunnlag for behandling av din informasjon. Vi samler inn og bruker personopplysningene beskrevet ovenfor for å tilby deg tjenestene på en pålitelig og sikker måte. Vi samler også inn og bruker personopplysninger for legitime forretningsbehov. I den grad vi behandler personopplysningene dine til andre formål, vil vi be om ditt samtykke på forhånd eller kreve at våre samarbeidspartnere skaffer slikt samtykke.

Hvis du har spørsmål om, eller trenger ytterligere informasjon om, lovlige grunnlag for behandling av dataene dine, kan du kontakte oss ved å bruke kontaktinformasjonen under overskriften "Hvordan kontakte oss" nedenfor.

3. Hvordan vi kan dele informasjonen din

Vi selger ikke informasjonen din. Vi kan dele din personlig identifiserbar informasjon som beskrevet nedenfor:

  • Leverandører og andre tredjeparts tjenesteleverandører: Vi kan dele med tredjeparter den informasjonen om deg som vi bruker til forretningsformål for å hjelpe oss med å tilby og støtte våre tjenester. Disse partene tilbyr tjenester som autentisering, fakturering og samlinger, kundestøtte eller datalagringsplass. Vi inngår juridisk bindende avtaler med disse tredjeparts tjenesteleverandørene som beskytter din personlige informasjon og forbyr slike leverandører fra å bruke informasjonen din til sitt eget formål. Disse tredjepartene (https://www.hellosign.com/subprocessors) vil få tilgang til informasjonen din for å utføre oppgaver på våre vegne, og vi vil fortsatt være ansvarlige for at de håndterer informasjonen i henhold til våre instruksjoner.
  • HelloSign har samlet og avslørt følgende kategorier av personlig informasjon, som beskrevet ovenfor,  til leverandører og tredjeparts tjenesteleverandører i de foregående 12 månedene:
  • Kontoinformasjon: inkluderer din identifiserende informasjon, som kan være ditt virkelige navn, ditt alias, din unike personlige identifikator eller elektroniske identifikator, og den kan inkludere annen personlig informasjon, som postadressen din, Onternett-protokoll-adresse, e-postadresse, kontonavn eller lignende identifikatorer.
  • Kommersiell informasjon: for eksempel historikk eller tendenser for kjøp eller forbruk, inkludert produkter eller tjenester som er kjøpt, innhentet eller vurdert.
  • Innholdet ditt: det du og brukerne dine velger å legge inn feltene i skjemaene HelloSign og HelloWorks, som du oppretter og/eller fyller ut.
  • Kontakter: inkluderer identifiserende informasjon om kontakter du har valgt å gi oss tilgang til, som et ekte navn, et alias eller en e-postadresse.
  • Informasjon om bruk: inkluderer informasjon om din bruk av tjenestene. Siden HelloSign tilbyr elektroniske tjenester, kan dette inkludere informasjon om internett eller annen elektronisk nettverksaktivitet, for eksempel informasjon om din samhandling med nettsteder, programvarer eller reklame.
  • Enhetsinformasjon: informasjon om de bestemte enhetene du bruker for å få tilgang til tjenestene, som kan omfatte informasjon om bruk eller enhetsspesifikk informasjon, for eksempel en elektronisk identifikator eller Internett-protokoll-adresse, eller geolokasjonsdata.
  • Informasjonskapsler og annen teknologi: teknologier som informasjonskapsler og sporingsbilder. Disse teknologiene kan føre til innsamling av elektroniske identifikatorer, Internett-protokoll-adresse eller andre lignende identifikatorer, samt informasjon om bruk.
  • Andre Dropbox-selskaper: HelloSign deler infrastruktur, systemer og teknologi med andre selskaper som eies eller drives av Dropbox, Inc. ("Dropbox-selskaper") for å tilby, forbedre, beskytte og markedsføre tjenester levert av Dropbox-selskaper. Vi behandler informasjonen din på tvers av Dropbox-selskaper for disse formålene, som tillatt under gjeldende lov og i samsvar med deres vilkår og retningslinjer.
  • Overholdelse av lov, sikkerhet, sikkerhet og forretningstransaksjoner: Vi kan gi informasjonen din til tredjeparter hvis vi fastslår at slik fremlegging er nødvendig for å (a) overholde loven, forskrifter, rettslige prosesser eller formålstjenlige forespørsler fra myndighetene; (b) beskytte en person mot dødsfall eller alvorlig skade; (c) forhindre bedrageri eller misbruk av HelloSign eller brukerne våre; (d) beskytte HelloSign' rettigheter, eiendom, sikkerhet og interesser; eller (e) utføre en oppgave som gjøres i offentlighetens interesse.
  • Til andre personer med ditt samtykke (f.eks. for å oppfylle dine forespørsler om faks eller underskrift).
  • Andre brukere: Tjenestene våre viser informasjon som f.eks. navnet ditt, profilbildet ditt, enheten din, e-postadressen din og bruksinformasjonen din til andre brukere du samarbeider med eller velger å dele med. Når du registrerer HelloSign-kontoen din med en e-postadresse på et domene som eies av arbeidsgiveren eller organisasjonen din, kan vi hjelpe samarbeidspartnere og administratorer med å finne deg og teamet ditt ved å gjøre noe av den grunnleggende informasjonen – som navn, teamnavn, profilbilde og e-postadresse – synlig for andre brukere på samme domene. På denne måten kan du lettere se hvilke team du kan bli med i, og det gjør det lettere for andre brukere å dele filer og dokumenter med deg.
  • Hvis du velger å melde deg på oppdateringer eller markedsføring fra HelloSign, sender vi deg en e-post med oppdateringer og tilbud, eller informerer deg om andre tjenester og funksjoner.

4. Oppbevaring av informasjon

Vi vil beholde din personlige informasjon i den perioden som er nødvendig for å oppfylle formålene som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre en lengre oppbevaringsperiode er påkrevd eller tillatt av lov, av juridiske, skatte- eller forskriftsmessige årsaker eller andre lovlige formål.

Når vi ikke har noe pågående legitimt forretningsbehov for å behandle din personlige informasjon, vil vi enten slette eller anonymisere den, eller hvis dette ikke er mulig (for eksempel fordi din personlige informasjon er lagret i et sikkerhetskopiert arkiv), vil vi lagre personlig informasjon og utelukke den fra all videre behandling inntil sletting er mulig.

5. Hvordan vi beskytter informasjonen din

Sikkerheten til din personlige informasjon er viktig for oss. Vi følger godkjente standarder for å beskytte den personlige informasjonen som er sendt til oss, både under overføring og når den er mottatt. Hvis du har spørsmål om sikkerheten til din personlige informasjon, kan du kontakte oss på legal@hellosign.com.

6. Dine valg vedrørende informasjonen din

På din skriftlige forespørsel (som er tilstrekkelig å sende på e-post), vil HelloSign gi deg informasjon om hvorvidt vi har noen av dine personlige opplysninger, om det forretningsmessige eller kommersielle formålet for innsamling av den, typer kilder vi har fått den fra og typer tredjeparter vi har delt den med. Du kan sende inn en forespørsel om datatilgang, be om at dine persondata blir slettet eller ha innvendinger mot behandlingen av din personlige informasjon, ved å logge inn på kontoen din, eller ved å kontakte oss ved å bruke kontaktinformasjonen nedenfor. Vi vil svare på forespørselen din innen rimelig tidsramme. Vi vil ikke diskriminere deg for å utøve noen av disse rettighetene.

7. Barns personvern

Dette nettstedet og våre tjenester er ikke beregnet for bruk av eller rettet mot mindreårige. Vi samler ikke bevisst på eller ber om informasjon fra mindreårige. Vi tillater ikke bevisst mindreårige å bruke tjenestene våre. Enhver person som gir informasjonen om seg til HelloSign gjennom konto-påloggingssiden for nye kunder, registreringssiden eller annen del av HelloSign-siden, angir overfor HelloSign at de er myndige (18 år eller eldre, eller på annen måte har lovlig alder i jurisdiksjonen der du bor) og kompetente til å godta disse vilkårene. Vi vil slette all informasjon vi oppdager er samlet inn fra en mindreårig uten tillatelse fra vedkommendes forelder/foreldre eller formynder(e). Ta kontakt med oss ved å bruke kontaktinformasjonen nedenfor hvis du tror du kan ha gitt HelloSign informasjon om en mindreårig uten tillatelse fra vedkommendes forelder/foreldre eller formynder(e).

8. HVOR VI KAN LAGRE, BEHANDLE ELLER OVERFØRE DIN INFORMASJON

Generelt. Ved å bruke HelloSign-tjenestene godkjenner og godtar du at: (i) informasjonen din blir behandlet som beskrevet i denne personvernerklæringen; og (ii) du samtykker i at din informasjon blir overført til oss og våre fasiliteter i USA eller andre steder, inkludert informasjon fra tredjepart som beskrevet i disse personvernreglene.

Over hele verden. For å kunne tilby tjenestene kan vi lagre, behandle og overføre data i USA og på steder rundt om i verden – inklusive steder utenfor ditt land. Data kan også lagres lokalt på enhetene du bruker til å få tilgang til tjenestene.

Dataoverføringer. Når data overføres fra EU, EØS, Storbritannia og Sveits, er HelloSign avhengig av en rekke juridiske mekanismer, som kontrakter med kundene og partnerne våre, standard kontraktklausuler og EU-kommisjonens beslutninger om tilstrekkelighet for visse land, etter behov.

Privacy Shield-rammeverket mellom EU og USA og Privacy Shield-rammeverket mellom Sveits og EU. HelloSign handler i samsvar med Privacy Shield-programmet mellom EU og USA og Privacy Shield-programmet mellom Sveits og USA som er fastsatt av det amerikanske handelsdepartementet når det gjelder innsamling, bruk og oppbevaring av personopplysninger som overføres fra EU, EØS Storbritannia og Sveits til USA, selv om HelloSign ikke er avhengig av Privacy Shield-rammeverket mellom EU og USA eller Privacy Shield-rammeverket mellom Sveits og USA som et juridisk grunnlag for overføring av personopplysninger. HelloSign har forsikret det amerikanske handelsdepartementet om at de følger Privacy Shield-prinsipper med hensyn til slike data. Du kan også lese mer om Privacy Shield på www.privacyshield.gov.

HelloSign er under tilsyn av Federal Trade Commission (USA). JAMS er den USA-baserte uavhengige organisasjonen som er ansvarlig for å gjennomgå og løse klager angående Privacy Shield-etterlevelsen vår – det er gratis for deg. Vi ber deg først sende slike klager direkte til oss via legal@hellosign.com. Hvis du ikke er fornøyd med svaret du får fra oss, kan du ta kontakt med JAMS på www.jamsadr.com/eu-us-privacy-shield. Hvis problemet ikke løses gjennom kontakt med JAMS, kan det hende at du har rett til en bindende megling i henhold til Privacy Shield og dets prinsipper.

Vår EØS-representant.  Dropbox International er utnevnt til HelloSigns representant i EØS for databeskyttelsessaker, i henhold til artikkel 27 i EUs generelle databeskyttelsesforordning. Dropbox International kan kontaktes i saker relatert til behandling av personopplysninger. For å gjøre en slik henvendelse kontakter du Dropbox International, ved å sende e-post til privacy@dropbox.com. Hvis de ikke kan svare på spørsmålet ditt, har du når som helst rett til å stille spørsmål eller rette klager til ditt lokale datatilsyn.

9. Endringer av disse retningslinjene

Hvis vi endrer personvernerklæringen og prosedyrene våre vesentlig, vil vi legge inn disse endringene for å gjøre deg oppmerksom på hvilken informasjon vi samler inn, hvordan vi bruker den og under hvilke omstendigheter vi kan avsløre den. Endringer i denne personvernerklæringen trår i kraft når de blir lagt inn på denne siden. Når vi endrer retningslinjene på en vesentlig måte, vil vi oppdatere den "effektive datoen" øverst på denne siden, og vi kan også varsle deg om endringen via e-post eller annet fremtredende varsel som legges ut på dette nettstedet eller tjenesten.

10. Hvordan kontakte oss

Ved spørsmål eller bekymringer angående innsamling, bruk eller avsløring av informasjonen din, kan du kontakte oss ved å sende en e-post til legal@hellosign.com.