kohlpharma akselererer signaturbaserte arbeidsflyter

40 years after its foundation, kohlpharma is one of the biggest German importers of patent-protected and prescription-only medicines in Europe and the undisputed market leader in Germany. Founder Edwin Kohl has been focused on essential competitive pricing for the benefit of consumers since the beginning, with the health system saving hundreds of millions of euros each year as a result.

Heltebilde, stylet boks med ulike farmasøytiske piller
757717846?h=72ba06c48c

kohlpharma

 uses 

HelloSign API

01
02
03

Et dypere dykk med

kohlpharma

Utfordringen
Mulighetene

Det meste av medisiner produseres i Europa av internasjonale selskaper som vanligvis velger et sentralt produksjonssted i EU. Årsakene til denne strategien inkluderer lave skattekrav og mer konkurransedyktige lønninger. Medisiner settes deretter i sirkulasjon over hele EU under de typiske markedsforholdene i hvert medlemsland, og er generelt billigere enn i Tyskland. kohlpharma utnytter de lavere kostnadene i andre EU-land for å tilby originale preparater på det tyske markedet til attraktive priser. Disse originalmedisinene blir deretter ommerket eller ompakket i henhold til tyske krav. De resulterende besparelsene forårsaker mindre belastning på helsesystemet, til fordel for leger, farmasøyter og viktigst av alt, pasienter.

Siden kohlpharma bruker overflødig lager for forsyningen, er det en viktig utfordring å møte etterspørselen på en pålitelig måte. Varetilgjengelighet og potensielle forsyningsproblemer kan variere av årsaker som ligger utenfor selskapets kontroll. En spesiell utfordring for logistikk er kvalitetssikret transport av nedkjølte medisiner, som insuliner eller vaksiner, som må lagres konstant fra 2 til 8 °C gjennom hele forsyningskjeden. Det er derfor enda viktigere at prosesser fra kjøp til forsyning koordineres på best mulig måte. Av denne grunn stoler kohlpharma i økende grad på potensialet til digitalisering.

Before a medicine can go into circulation after purchase, there are a multitude of documents to fill out and sign. As a pharmaceutical manufacturer, kohlpharma follows GMP (Good Manufacturing Practices) regulations, which means extensive written documentation for all processes and completed production orders. Correspondence including order placement and contracts, have historically been carried out using analog processes: time-consuming printing, signing, scanning, and emailing. As Johannes Reinert states: “The throughput times, particularly for GMP-relevant documents, are sometimes very long and complex. That’s why we looked for a solution that could accelerate these operations. We were looking for a simplified, digital, single foundation with all our EDP suppliers and service partners.”

«Mange av brukerne våre jobber nå hjemmefra, og det har vært en helt ny opplevelse, både for dem og de som jobber med elektronisk databehandling (EDP). Jeg er så glad for at jeg valgte HelloSign. Det hjelper meg med å gjøre jobben enklere, både for de som jobber hjemme og på kontoret.»

Johannes Reinert
Løsningen

kohlpharma prøvde først å utvikle en løsning internt, som ikke bare skulle være basert på eSignatures, men også kartlegge de relaterte arbeidsflytene. Utviklingen av prioriteringer resulterte imidlertid i forsinkelser i fullføringen, så selskapet ønsket å investere i eSignatur-administrasjon. HelloSign viste seg å være den beste løsningen på grunn av åpenheten, enkelheten, den direkte tilgjengeligheten og kontraktsmessige rammer. På grunn av suksessen til HelloSigns cloud-only-løsning og eSignature API, tok selskapet raskt beslutningen om grundig testing.

"I saw that HelloSign was the best solution for us. We worked on a small trial to begin with, and quickly felt the benefits of the solution--suitable for solving all the issues we were aware of and that arose during the trial. ” – Johannes Reinert

Resultatene

Høy brukervennlighet, raskt å bruke

HelloSign-brukergrensesnittet er intuitivt. Trinn-for-trinn veiledning gjennom kontrakter og skjemaer er i stand til å sikre at alle relevante felt er fylt ut og alle nødvendige signaturer er innført. HelloSign kan integreres i ethvert miljø, inkludert med individuell merkevarebygging. Dette hjalp umiddelbart kohlpharma med vellykket overgang til hjemmearbeid. Fra verbal bestilling til programvareimplementering tok hele prosessen mindre enn én time.

“I had the ideal solution for signature workflows ready to go, which meant we could enable and encourage our teams to work remotely. It created the potential to improve business processes and to allow for a higher degree of freedom of work location.” – Johannes Reinert

Fra analog til digital: den papirløse fremtiden

Etter at de innledende testene overgikk alle forventninger, planlegger kohlpharma allerede neste trinn for å akselerere forretningsprosesser og forbedre arbeidsforholdene ved hjelp av HelloSign.

Internt – øker åpenheten

Planen for fremtiden er å fulldigitalisere interne dokumentarbeidsflyter, samt obligatorisk intern opplæringsbekreftelse. Dette vil øke åpenheten betraktelig og eliminere behovet for å digitalisere tilsvarende dokumenter senere. For dokumenter som må signeres av flere parter, forenkler eSignatures prosessen for både redaktører og underskrivere.

Fremtiden

Eksternt – forbedrer samarbeidet

Red-lining og signering av leverandørkontrakter vil også bli digitalisert. Gjennom denne prosessen vil kontraktsstrukturene og avtalene med leverandørene dra nytte av malsammenslåing. Dokumenter for bedriftskunder signert av kohlpharma kan eksklusivt redigeres med HelloSign i fremtiden


Kvalitetssikring – permanent akselererende prosesser

For SOP-er (Standard Operating Procedures) hvor produksjonsprosesser er nøye regulert, for eksempel innen kvalitetssikring og EDP-kvalitetssystemet, vil manuelle signaturer erstattes med deres digitale ekvivalente. Nå, med dets automatiserte varehus og sømløs ekstern overvåking av forsyningskjeden, er kohlpharma allerede en pioner innen digitalisering og automatisering i den tyske farmasøytiske industrien. De planlegger å fjerne alle papirbaserte godkjenningsprosesser så mye som mulig i overskuelig fremtid. Det er fortsatt en vei å gå før det skjer, men med HelloSign har de nådd en betydelig milepæl. Skjemaer kan over tid konverteres til HelloSign-dokumenter, noe som reduserer fysisk journalføring underveis.

As Johannes Reinert explains: "Looking forward, I’d like to see quality assurance, for example, switched over to digital forms. Digital forms are much easier and can be managed more effectively. Any legally required updates can be made in the shortest possible time, and across all relevant documents, without piles of forms needing to be destroyed. Everything is signed and filled out using seamlessly integrated HelloSign components. So we again benefit in terms of transparency—every single detail in every process will be traceable."

Ønsker du å oppnå samme suksessnivå som kohlpharma?

Spør oss om HelloSign i dag. HelloSign er en enkel måte for bedrifter å sende, motta og administrere juridisk bindende eSignatures på. Hvis du trenger hjelp til å velge riktig HelloSign-produkt, avtal en demoavtale og oppdag hvordan signaturbaserte prosesser kan optimaliseres i virksomheten din.

Last ned saksstudie
Interessert i å ha glede av resultater som kohlpharma?
Interessert i å ha glede av resultater som kohlpharma?
Hvordan vil du bruke HelloSign?
Kontakt oss
Ikon for høyrepil

Andre kunder