Hvordan HelloSign hjalp Flow Healthcare med å spare $ 600 per ansatt for kundene sine

Flow Healthcare er en alt-i-ett-programvare for klinisk og administrativ styring av helseteam. Produktene effektiviserer arbeidsflyter og reduserer kostnadene over hele for innføringsprogram, ledelse, utdanning og engasjement.

Bilde av to leger som står ved siden av hverandre og ser på et nettbrett
757717846?h=72ba06c48c

Flow

 uses 

HelloSign

Fire små miniatyrbilder som viser vanlige skjemaer for innføringsprogrammet, inkludert W-9, samtykke til bakgrunnskontroll og et 1-9 skjema.
Et bilde som viser en kvinnelig helsearbeider som samhandler med et nettbrett og et produkt som visuelt viser HelloSign-grensesnittet i det øyeblikket noen er i ferd med å skrive under for hånd.
Et bilde som viser en kvinnelig helsearbeider som samhandler med en datamaskin og et produkt som visuelt viser HelloSign-grensesnittet i det øyeblikket noen utarbeider felt på en dokumentmal.
Fire små miniatyrbilder som viser vanlige skjemaer for innføringsprogrammet, inkludert W-9, samtykke til bakgrunnskontroll og et 1-9 skjema.
Et bilde som viser HelloSign-grensesnittet i det øyeblikket noen er i ferd med å skrive under for hånd.
Et bilde som viser HelloSign-grensesnittet i det øyeblikket noen utarbeider felt på en dokumentmal.
01

Helseindustrien er truffet av en epidemi med papirarbeid

For Flows kunder var det nødvendig å bruke timer på bakgrunnskontroller og dobbelt papirarbeid når de skulle ansette helsepersonell og sende dem til arbeid på sykehusene.

02

En forenklet, digitalisert underskriftsopplevelse

Digitalisering av prosessen med skjemautfylling og underskriving påskyndte behandlingstiden for å fullføre viktige samtykker og bakgrunnskontroller.

03

Fyll ut én gang, og fyll deretter ut informasjon automatisk

Ved å bruke mal og automatisk fylle ut informasjon i duplikatdokumenter ved hjelp av HelloSign API, reduserte Flow helsepersonellets administrative belastning og innførte dem raskere på sykehusene.

Et dypere dykk med

Flow

Utfordringen
Mulighetene

Innføringsprogram for medisinsk ansatt er komplekst

Ikke bare krever innføringsprogrammet for nytt helsepersonell de vanlige personalfilene som goder og forsikring, det finnes også kliniske filer som inneholder viktig informasjon som lisenser for helsetjeneste, klinisk erfaring, løpende utdanning, overvåking og feilbehandling. I tillegg til de vanlige føderale og lokale bakgrunnskontrollene fra arbeidsgiveren, kreves en ny runde med ekstra bakgrunnskontroller av helsenivået.


Men kompleksiteten slutter ikke der. For Flows kunde, Beam Healthcare, en leverandør av helsepersonell til fjerntliggende sykehus og online telemedisinske tjenester, var ansettelsen av helsepersonell full av doble papirskjemaer som måtte fullføres flere ganger. «Da Beam leide inn en leverandør, måtte de fylle ut en søknad for selskapet og kjøre alle nødvendige bakgrunns- og referansesjekker. Men så, for å få den samme ansatte til å jobbe ved tre eller fem forskjellige helseinstitusjoner, måtte de fylle ut anleggsspesifikke søknader om nye ansatte og gå gjennom ulike kontroller på nytt. Du kan forestille deg den administrative byrden på leverandøren og det administrative personalet som måtte flytte alt dette papirarbeidet fremover. Denne arkaiske prosessen er et punkt for frustrasjon hos klinikere og unngår til tider å bli godkjent/privilegert ved flere fasiliteter. Hvis vi ønsker å forbedre tilgangen til omsorg, må helsevesenet fokusere på prosesser i tillegg til å bare produsere flere leverandører,» sier Sarjoo Patel, administrerende direktør hos Flow. For å gjøre ting verre, hvis dette sykehuset var en del av en stor institusjon med satellittklinikker, måtte denne leverandøren fylle ut de samme papirene og gjennomgå de samme bakgrunnskontrollene også for hver av disse klinikkene.


Hele innføringsprosessen tvang helsepersonell til å omhyggelig fylle ut den samme informasjonen igjen og igjen – tid som kan brukes bedre på å behandle pasienter. Det var da Flow vendte seg til HelloSign for å forenkle papirarbeidet for helsetjenester.

«Med Flow klarte vi å kutte $ 600 per ansatt og redusere bruk av tid på administrasjon med 50 % for Beam Healthcare. Og mye av dette har å gjøre med HelloSign og hvordan det automatiserte mange dokumenter for oss.»

Sarjoo Patel, administrerende direktør, Flow Healthcare
Løsningen

Raske, digitale skjemaer uten duplikater

For å redusere antall dobbelte skjemaer leverandører må fullføre når de jobber på andre sykehus, implementerte Flow automatiserte maler ved hjelp av HelloSign API. Som Sarjoo forklarer, «Så snart som helsepersonell ansettes, er det virkelige verdiløftet til Flow og HelloSign for klientene våre i helsesektoren at de eliminerer redundans av dokumenter som må fylles ut. Søknadsskjemaene på papir som sykehusene trenger, er utformet som maler i Flow. Så når et sykehus ber om dem, fylles de automatisk ut ved hjelp av HelloSign API-integrasjonen som er koblet til databasen vår. Leverandøren leser bare dokumentet og skriver under på det. Når de har gjennomgått innføringsprogrammet, trenger de ikke å fylle ut flere dokumenter manuelt.»


Men ikke all medisinsk praksis er den samme, og det betydde at Flows maler trengte fleksibilitet. «Vårt HelloSign-abonnement tillater tilpasning for Flows kunder. Det lar [Flow-brukere] laste opp sine egne PDF-dokumenter og legge til de spesifikke datafeltene de trenger. Så kunder har muligheten til å tilpasse noen av de enkle dokumentene sine», sier Chance Hammacher, Full Stack-utvikler, Flow.


I tillegg til at den var rask og enkel å bruke, sørget Flow for at hele dokumentopplevelsen var sømløs for kundene. «»Vi var veldig fornøyde med den innebygde skjemafunksjonen som HelloSign tilbød. Den lot oss holde alle brukerne våre på ett system samtidig som vi var sikre,» fortsatte Chance. «Vi gikk med [HelloSigns tilpassede branding] for å gi kundene våre en mer persontilpasset opplevelse når de bruker elektroniske underskrifter.»


For å forenkle medisinsk papirarbeid ytterligere, henvendte Flow seg også til HelloWorks for å automatisere tidkrevende referansekontroller. «Vårt viktigste bruksområde for HelloWorks er referansekontroller. For profesjonelle referansekontroller sender vi dem enten via e-post eller tekstmelding for å si, 'Hei, kan du fylle ut denne profesjonelle referansen for denne leverandøren, han eller hun søker på denne stillingen,» sier Sarjoo.


I tråd med sitt løfte om å administrere hele livssyklusen for den ansatte, lager Flow også maler ved hjelp av HelloWorks som hjelper med interne ansettelsesdokumenter. La oss si at du vil sende et internt dokument fra et inntektssystem som irs.gov eller W9. Ved hjelp av HelloWorks har Flow også integrert denne funksjonaliteten direkte på plattformen sin.


Med så mange formularer og komplekse prosesser å automatisere, ville det være rimelig å tro at integrering av HelloSign API i Flows plattform kan ta en stund. Men som Chance sier, «Integrasjonen tok ikke for lang tid, maksimalt noen uker med en enkelt utvikler. Dokumentasjonen var god. Den hadde klare indikasjoner for arbeidsflyten vi brukte. Vi kunne enkelt teste og feilsøke alle problemene våre før vi gikk live med HelloSign.»


Integrasjonshastigheten kunne ikke ha kommet på et bedre tidspunkt for Flows kunder, spesielt Beam. Under pandemien trengte Beam å ansette og innføre klinikere raskt og i stor skala for å bygge ut sin telemedisinske tjeneste. «De trengte å ansette flere medarbeidere for å lette presset på sykehusene»," forklarte Sarjoo. Takket være Flows raske integrasjon med HelloSign API, var Beam i stand til å innføre ansatte så raskt som på 48 timer.

Resultatene

Reduser administrasjonstiden med 50 %

Ved å bruke HelloSign API for å automatisk fylle ut dokumenter og redusere behovet for leverandører til å fylle ut papirer flere ganger, hjalp Flows kunde Beam til med å redusere tiden personalet brukte på administrativt papirarbeid med 50 % og spare anslagsvis $ 600 per ansatt.


Lykke for arbeidsgivere og ansatte

Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS sier:

«HelloSign har hjulpet [Flow] med å utføre standardreferanse- og verifiseringskontroller på en systematisk måte. Det har ført til raskere behandlingstid og lykkeligere ansatte fordi de ikke trenger å skrive ut, fylle ut, skanne og laste opp dokumenter. Det betydde også lykkeligere arbeidsgivere fordi dokumenter er lettere å lese og obligatoriske felt fylles ut første gang.»


Integrert på noen få uker med en enkelt utvikler

Med en detaljert dokumentasjon som er lett å følge, og et støtteteam som står klart til å hjelpe Flow gjennom eventuelle problemer, kunne en enkelt Flow-utvikler integrere HelloSign API på bare noen få uker.

Fremtiden

Hva blir det neste for Flow?

Flow vinner betydning hos medisinske team, og henter kunder som Beam Healthcare, Pivotal Health og CVC Health Care. Flow som er et papirløst selskap fra første dag, planlegger å fortsette å redusere papirbaserte flaskehalser fra den medisinske verden.


Vil du gjerne få tilsvarende resultater som Flow?

Integrering av HelloSigns e-underskrifts-API er den enkleste måten å forenkle arbeidsflyten din på med sømløs, brandingtilpasset signering og API-integrerte maler som automatisk fyller ut dobbel informasjon. Stemt frem som nr. 1 av G2 når det gjelder brukervennlighet to år på rad, og med HelloSigns e-underskriftsløsning blir de viktigste arbeidsflytene dine raskere, enklere og sikrere.


Snakk med en HelloSign API-ekspert i dag for å finne en tilpasset API-plan som er skreddersydd for dine spesifikke behov.

Last ned saksstudie
Flow bruker HelloSign for å effektivisere ledelse og innføringsprogrammet for helsepersonell.
Flow bruker HelloSign for å effektivisere ledelse og innføringsprogrammet for helsepersonell.
Hvordan vil du bruke HelloSign?
Kontakt oss
Ikon for høyrepil