Flatlooker, en markedsplass på nett som kobler personer som ønsker langtidsleie til utleiere og eiendomsagenter, reduserer behandlingstiden for leieavtaler fra 30 dager til bare 10 dager med HelloSign.
.svg)
Behandlingstid for leiesøknad redusert med 20 dager
Automatisk behandling av over 2000 underskrifter i måneden
Tusenvis av euro spart hver måned på utgifter til og administrasjon av manuelt arbeid
When it comes to renting property in France, the administrative tasks are burdensome for both tenants and landlords. So, in 2016, digital native real-estate agency Flatlooker set a path to change all that.
Flatlooker innså at markedet var tungt regulert, med en nærmest endeløs mengde dokumenter som måtte ha underskrift, motunderskrift, sikker lagring og håndtering. – I Frankrike har det i flere hundre år vært en manuell administrativ jobb å styre denne prosessen, forklarer Nicolas Goyet, medgrunnlegger og daglig leder av Flatlooker. – Det vi gjør, er å erstatte det med en digital løsning.
For å legge til rette for, innhente og håndtere underskrifter fra leietakere og utleiere digitalt, benyttet Flatlooker en enkeltløsning med DocuSign, men den levde ikke opp til kundenes forventninger.
«For utsendelse av dokumenter som kontrakter eller garantistavtaler, sendte den tidligere løsningen vi hadde ut koblinger som førte underskriveren vekk fra plattformen og til en egen nettside for å fullføre underskriftsprosessen. Manglende sammenheng i profileringen var forvirrende for kundene. Vi ville ha en løsning uten omdirigering.»
Så kom COVID-19, og Flatlooker ble den eneste løsningen for de som ville leie under nedstengningen. Dette førte til betydelig vekst, og Flatlooker trengte en ny og tilpasset løsning for avtalearbeidsflyten. – COVID bidro faktisk til å endre folks tenkemåte fra de tradisjonelle måtene å leie en leilighet på. Før ville alle se en leilighet før de leide den. Nå er de fornøyde med virtuelle omvisninger og en 100 % digital leieavtaleprosess.
For å holde tritt med denne nye veksten, tilby en enkel måte å håndtere kontrakter på og gi de beste kundeopplevelsene til leietakere og utleiere, ville Flatlooker finne en ny løsning. De fant HelloSign.
«HelloSign var enkel å integrere, riktig priset og hadde gode funksjoner. Vi tok i bruk denne løsningen for noen av dokumentflytene våre og opplevde umiddelbart at vi fikk en mer profesjonell prosess som kundene satte pris på.»
Den innledende HelloSign-integrasjonen bidro til at Flatlooker fikk flere utleiere på plattformen. Grundige undersøkelser viste hvordan Flatlooker kunne forbedre brukeropplevelsen i siste stadium av avtalearbeidsflyten, når utleiere må skrive under på en kontrakt og slutte seg til plattformen. – Det var avgjørende for Flatlooker at vi kunne levere en smidig opplevelse for nye utleiere. Det kan være første gang de har med merkevaren vår å gjøre, og førsteinntrykket er viktig. HelloSign har vært en stor suksess i denne prosessen, sier Nicolas.
Med dokumentasjon som er enkel å følge, på riktig programmeringsspråk, viste HelloSign API seg å være enkel å integrere i arbeidsflyten. I tillegg viste tester at den var raskere og krevde mindre innsats fra utleiernes side når de skulle fylle ut kontrakter enn den tidligere løsningen. – Brukeropplevelsen er mye bedre. Før forsto bare halvparten hvordan og hvor de skulle skrive under, forklarer Nicolas. Denne læringsopplevelsen viste verdien til HelloSign og inspirerte Flatlooker til å identifisere andre bruksområder i virksomheten hvor de kunne effektivisere drift og dokumentflyter.
Et annet komplekst område var håndteringen av flere underskrifter for én eiendom. Enten det dreier seg om et par eller om venner som deler leilighet, må hver enkelt leietaker skrive under på kontrakten. Men å håndtere flere versjoner av samme leiekontrakt og følge opp hvilke leietakere som hadde skrevet under og ikke, krevde mye tid og ressurser. Ved hjelp av HelloSign API kan Flatlooker-teamet nå be flere personer om å skrive under samtidig, eller be om at dokumenter blir underskrevet i en bestemt rekkefølge. – Vi kan til og med se hvor en kontrakt stopper opp og sende en påminnelse til den personen, sier Nicolas.
Vi har over 2000 underskrifter hver måned, og automatiske avtalearbeidsflyter reduserer antallet støtteforespørsler, slik at medarbeiderne kan konsentrere seg om viktigere oppgaver som bidrar til vekst for bedriften.
«Vi reproduserer eller styrker arbeidsflytene i det tidligere systemet på en systematisk måte for å skape en stadig mer effektiv prosess for alle kontaktpunkter med leietakere og utleiere. Kontrakter blir underskrevet raskere, vi får færre spørsmål gjennom hele prosessen og vi har et betydelig mindre behov for manuelle inngrep og støtte.»
Det tar rundt 30 dager å fullføre en standard leieavtale for en leilighet, men med HelloSign API, kan Flatlooker-kunder sikre seg en leilighet på bare ti dager. Digitaliserte kontraktsflyter og en rask plattform bidrar til at utleiere og leietakere kommer til enighet mye raskere.
Ved å integrere HelloSign API med interne systemer og skape en automatisk kontraktsprosess, har Flatlooker redusert den administrative byrden og kostnadene ved å håndtere over 2000 underskrifter i måneden betraktelig.
Ved å integrere HelloSign API med den eksisterende plattformen, har Flatlooker fått et omfattende digitalt fotavtrykk og en sikker tilsynslogg for de mange tusen kontraktene de behandler hver måned. Når revisorer kommer og sjekker at alt er som det skal, er det enkelt å bevise samsvar med retningslinjer, forskrifter og lovkrav.
Siden HelloSign er relativt nytt, ønsker Flatlooker å utvide bruken av plattformen til andre deler av organisasjonen. – Vi gleder oss til å migrere fullt og helt til HelloSign og automatisere alle kontrakter og dokumentarbeidsflyter. Det har vist seg å være utrolig verdifullt for oss å effektivisere eksisterende prosesser, og vi ser fram til å se hvordan det kan hjelpe oss på flere virksomhetsområder, sier Nicolas.
HelloSign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-underskrifter for bedrifter på. G2 utnevnte e-underskriftsløsningen vår som den beste på brukervennlighet to år på rad, og den gjør de viktigste arbeidsflytene raskere, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten.
