Entrust reduserer signaturprosessen fra to uker til en dag med HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation tilbyr profesjonelle tjenester innen områdene forsikring, rådgivning, regnskap, skatt, bedriftssekretærtjenester og outsourcing av forretningsprosesser til et bredt spekter av virksomheter i Singapore.

Bilde av en gate i Singapore

Entrust reduserer signaturprosessen fra to uker til en dag med HelloSign

Bilde som viser et antall nedlastbare dokumenter
Bilde med delt rute. Bilde av en mann som jobber på en bærbar datamaskin til venstre, produktbilde til høyre.
Bilde med delt rute. Bilde av hånd som holder en smarttelefon og ser på HelloSign-appen til venstre, produktbilde til høyre.
Bilde som viser et antall nedlastbare dokumenter
Produktbilde av HelloSign-appen
Produktbilde av HelloSign-appen
01

Lange regnskapserklæringer

Begge parter må signere en mengde dokumenter som kan til sammen være opptil 500 stykker papir

02

En effektiv, sømløs og miljøvennlig signeringsopplevelse

Å signere dokumenter digitalt fjerner all hodepinen med utskrift, post og sporing for hånd

03

Skriv under hvor som helst, når som helst

Med HelloSign kan Entrust og deres kunder nå signere disse dokumentene fra en enhet fra hvor som helst i verden når det passer dem

Et dypere dykk med

Entrust

Utfordringen
Mulighetene

Langsomme og manuelle signeringsprosesser

2020 introduced a new way of working for many businesses around the world. The traditional 9-5 was replaced with odd working hours, from whichever room at home had the strongest internet connection. In order to stay ahead of this shift, companies had to digitize their workflows faster than ever.

For å holde tritt med overgangen til å jobbe eksternt, startet Jason Lew, direktør og grunnlegger av Entrust Accounting Public Corporation, firmaets bevegelse mot å være 100 % digital. En av de mest kritiske delene av denne overgangen var å bevege seg bort fra alt det kostbare, fysiske papirarbeidet teamet jobbet med på daglig basis. Å skrive ut, signere, skanne og sende dokumenter var ikke lenger et levedyktig alternativ, og det måtte utvikles for at virksomheten skulle fortsette.

Heldigvis var Entrust ett skritt foran de fleste regnskapsfirmaer i Asia. De brukte allerede Dropbox til å lagre kundenes dokumenter og skjemaer, så å legge til HelloSign i miksen for deres eSignature-behov var et enkelt, intuitivt neste skritt for å holde virksomheten strømlinjeformet i en endret verden.

«Advokater, profesjonelle bedrifter og statlige etater vi jobber med, som er vant til tradisjonelle prosesser, blir imponert over e-underskrifter. Vi har fått mange positive tilbakemeldinger fra kunder, særlig under pandemien, fordi måten vi jobber på har endret seg.»

Jason Lew, leder og grunnlegger av Entrust
Bilde av en kvinne som jobber ved en datamaskin
Løsningen

Enkel og mobilvennlig signering

Allerede en Dropbox-bruker, var Entrust kjent med produktets brukervennlighet og effektivitet som et samarbeidsverktøy. Jason var sikker på at HelloSign ikke ville være annerledes og ville være like lett å lære og adoptere for firmaet sitt. Det tok selskapet mindre enn to dager å forstå systemet, fordøye det fullt ut og implementere det i arbeidsflytene deres. Det første prosjektet Entrust jobbet med var å integrere HelloSign i signeringsprosessen for kundeserviceavtaler. Partene de samarbeider med ble raskt imponert over enkel og effektiv elektronisk signering.

Disse kundeserviceavtalene er lange og kan kreve opptil ti sett med 50-siders regnskaper på totalt 500 stykker papir som må signeres av begge parter. Ikke bare er den manuelle prosessen med å skrive ut og signere tidkrevende, men å spore hvert sett med avtaler for hånd er ekstremt arbeidskrevende. For dokumenter som må signeres utenfor Singapore, kan hele prosessen, med tilleggstrinnet med å sende disse skjemaene internasjonalt, ta mer enn to uker! Med HelloSign har Jasons firma vært i stand til å redusere denne prosessen til en enkelt dag. Jason forklarer,

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Etter å ha sett den raske bruken og positive tilbakemeldingene for eSignature, var det en enkel avgjørelse for Jason å implementere den for intern bruk også. Deres rekrutteringsprosess og akseptbrev er nå drevet av eSignature for å sikre jevn og sømløs onboarding for sine ansatte. Den beste delen? Det var lett å selge til hele teamet.

«Det var ekstremt enkelt å trene teamet til å bruke HelloSign, selv for folk som ikke nødvendigvis er teknisk kunnskapsrike. I tillegg elsker mine ansatte å bruke det.»
Resultatene

2-ukers signaturprosess redusert til 1-dags

Den forrige prosessen med å skrive ut, signere og sende internasjonalt krevde opptil to uker for å fullføres. Ved å implementere eSignatures og kunne signere hvor som helst, når som helst, har firmaet og deres kunder vært i stand til å drastisk redusere hele prosessen til en enkelt dag.


Eliminerte kostnader ved å skrive ut 500 stykker papir per transaksjon

Ved å gå over til den miljøvennlige metoden med eSignatures og fjerne penn og papir fra signeringsprosessen, har Entrust vært i stand til å redusere kostnadene forbundet med utskrift. Firmaet bestilte papir og blekk én gang i uken for å holde tritt med utskriftsbehovene deres. Nå er det redusert til én gang i måneden.


100 % klar for revisjon og enda sikrere

Papirskjemaer er ikke bare en hodepine å overvåke manuelt, men et kostbart og mer risikabelt forsøk når tredjeparts budtjenester blir involvert. Med HelloSigns komplette revisjonsspor-funksjon, har Jason og hans ansatte vært i stand til å overvåke sine signerte dokumenter og er trygge på når og hvem de blir signert av. «Vårt firma bruker revisjonssporfunksjonen enormt. Med den kan vi sjekke om signaturen er ekte og når den er signert. Dette er en viktig protokoll for vår virksomhet. Enda mer praktisk er de innebygde påminnelsene som varsler partene når et dokument venter på deres signatur.»forklarer Jason Lew, direktør og grunnlegger av Entrust.

Fremtiden

Hva blir det neste for Entrust

Allerede en tung bruker av Dropbox og HelloSign, planlegger Entrust å bevege seg mot å være 100 % digital i fremtiden, og håper å påvirke kunder så vel som at industrien blir digital også. Regnskapsbransjen er fortsatt satt på sine tradisjonelle måter, men Entrusts fremtidsrettede metoder kan påvirke andre firmaer i Singapore til å modernisere og gjøre arbeidsflytene deres effektive, praktiske og enda sikrere.

Interessert i å glede deg over resultater som Entrust?

HelloSign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende eSignatures for bedrifter på. Stemt som nr. 1 for brukervennlighet fra G2, to år på rad, kan vår eSignature-løsning gjøre dine viktigste arbeidsflyter raske, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag for å begynne å digitalisere virksomheten din.

Last ned saksstudie
Entrust bruker HelloSign for å forbedre skatteopplevelsen til virksomheter over hele Asia.
Entrust bruker HelloSign for å forbedre skatteopplevelsen til virksomheter over hele Asia.
Bilde av en gate i Singapore
Hvordan vil du bruke HelloSign?
Kontakt oss
Ikon for høyrepil

Entrust reduserer signaturprosessen fra to uker til en dag med HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation tilbyr profesjonelle tjenester til et bredt spekter av virksomheter i Singapore.

Bilde av en gate i Singapore

Entrust Public Accounting Corporation tilbyr profesjonelle tjenester til et bredt spekter av virksomheter i Singapore.

Utkrysset trekantUtkrysset trekant

Utfordringen

Langsomme og manuelle signeringsprosesser

2020 introduced a new way of working for many businesses around the world. The traditional 9-5 was replaced with odd working hours, from whichever room at home had the strongest internet connection. In order to stay ahead of this shift, companies had to digitize their workflows faster than ever.

For å holde tritt med overgangen til å jobbe eksternt, startet Jason Lew, direktør og grunnlegger av Entrust Accounting Public Corporation, firmaets bevegelse mot å være 100 % digital. En av de mest kritiske delene av denne overgangen var å bevege seg bort fra alt det kostbare, fysiske papirarbeidet teamet jobbet med på daglig basis. Å skrive ut, signere, skanne og sende dokumenter var ikke lenger et levedyktig alternativ, og det måtte utvikles for at virksomheten skulle fortsette.

Heldigvis var Entrust ett skritt foran de fleste regnskapsfirmaer i Asia. De brukte allerede Dropbox til å lagre kundenes dokumenter og skjemaer, så å legge til HelloSign i miksen for deres eSignature-behov var et enkelt, intuitivt neste skritt for å holde virksomheten strømlinjeformet i en endret verden.

Utkrysset trekantFlagg-ikon

Enkelt

  • å forklare
  • å forstå og bruke
  • å administrere
Lansert i 2007

Hovedkontor i Singapore

Utkrysset trekantHus-ikon

Rask

  • dokumentsignering er raskere
  • responstiden er kortere
  • arbeidsflyten for signaturer er mer gjennomsiktig
Bedriftens kjerneverdier: Fortreffelighet, Integritet, Engasjerende, Ansvarlighet

Løsning

Enkel og mobilvennlig signering

Allerede en Dropbox-bruker, var Entrust kjent med produktets brukervennlighet og effektivitet som et samarbeidsverktøy. Jason var sikker på at HelloSign ikke ville være annerledes og ville være like lett å lære og adoptere for firmaet sitt. Det tok selskapet mindre enn to dager å forstå systemet, fordøye det fullt ut og implementere det i arbeidsflytene deres. Det første prosjektet Entrust jobbet med var å integrere HelloSign i signeringsprosessen for kundeserviceavtaler. Partene de samarbeider med ble raskt imponert over enkel og effektiv elektronisk signering.

Disse kundeserviceavtalene er lange og kan kreve opptil ti sett med 50-siders regnskaper på totalt 500 stykker papir som må signeres av begge parter. Ikke bare er den manuelle prosessen med å skrive ut og signere tidkrevende, men å spore hvert sett med avtaler for hånd er ekstremt arbeidskrevende. For dokumenter som må signeres utenfor Singapore, kan hele prosessen, med tilleggstrinnet med å sende disse skjemaene internasjonalt, ta mer enn to uker! Med HelloSign har Jasons firma vært i stand til å redusere denne prosessen til en enkelt dag. Jason forklarer,

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Etter å ha sett den raske bruken og positive tilbakemeldingene for eSignature, var det en enkel avgjørelse for Jason å implementere den for intern bruk også. Deres rekrutteringsprosess og akseptbrev er nå drevet av eSignature for å sikre jevn og sømløs onboarding for sine ansatte. Den beste delen? Det var lett å selge til hele teamet.

«Det var ekstremt enkelt å trene teamet til å bruke HelloSign, selv for folk som ikke nødvendigvis er teknisk kunnskapsrike. I tillegg elsker mine ansatte å bruke det.»
Utkrysset trekantUtkrysset trekant
Gif som viser arbeidsflyten for Pigeon Loans med HelloSigns API-integrasjon

Fordeler

2-ukers signaturprosess redusert til 1-dags

Den forrige prosessen med å skrive ut, signere og sende internasjonalt krevde opptil to uker for å fullføres. Ved å implementere eSignatures og kunne signere hvor som helst, når som helst, har firmaet og deres kunder vært i stand til å drastisk redusere hele prosessen til en enkelt dag.


Eliminerte kostnader ved å skrive ut 500 stykker papir per transaksjon

Ved å gå over til den miljøvennlige metoden med eSignatures og fjerne penn og papir fra signeringsprosessen, har Entrust vært i stand til å redusere kostnadene forbundet med utskrift. Firmaet bestilte papir og blekk én gang i uken for å holde tritt med utskriftsbehovene deres. Nå er det redusert til én gang i måneden.


100 % klar for revisjon og enda sikrere

Papirskjemaer er ikke bare en hodepine å overvåke manuelt, men et kostbart og mer risikabelt forsøk når tredjeparts budtjenester blir involvert. Med HelloSigns komplette revisjonsspor-funksjon, har Jason og hans ansatte vært i stand til å overvåke sine signerte dokumenter og er trygge på når og hvem de blir signert av. «Vårt firma bruker revisjonssporfunksjonen enormt. Med den kan vi sjekke om signaturen er ekte og når den er signert. Dette er en viktig protokoll for vår virksomhet. Enda mer praktisk er de innebygde påminnelsene som varsler partene når et dokument venter på deres signatur.»forklarer Jason Lew, direktør og grunnlegger av Entrust.

Utkrysset trekantSmilende ansikt-ikon

50 siders regnskap med penn og papir flyttet fullstendig på nettet

Utkrysset trekant

Redusert 2-ukers signaturprosess ned til 1-dags

Hva blir det neste for Entrust

Allerede en tung bruker av Dropbox og HelloSign, planlegger Entrust å bevege seg mot å være 100 % digital i fremtiden, og håper å påvirke kunder så vel som at industrien blir digital også. Regnskapsbransjen er fortsatt satt på sine tradisjonelle måter, men Entrusts fremtidsrettede metoder kan påvirke andre firmaer i Singapore til å modernisere og gjøre arbeidsflytene deres effektive, praktiske og enda sikrere.

Interessert i å glede deg over resultater som Entrust?

HelloSign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende eSignatures for bedrifter på. Stemt som nr. 1 for brukervennlighet fra G2, to år på rad, kan vår eSignature-løsning gjøre dine viktigste arbeidsflyter raske, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag for å begynne å digitalisere virksomheten din.

Entrust bruker HelloSign for å forbedre skatteopplevelsen til virksomheter over hele Asia.